SharePoint四大法宝让文档管理更有效

SharePoint四大法宝(1)

都说今天的世界是一个信息爆炸的时代，每天都有日新月异的信息汹涌而来，同时，每天我们又不得不投入浩瀚的信息海洋中寻找自己的需要。 你是不是经常会烦恼明明好像以前看到过的东西，但就是要找的时候找不到。你是不是经常会惋惜好不容易发现了一个很好的文档，但是不知道把它放在哪儿让别人分享, 从而把它白白浪费。 常常发出这样的喟叹“看到时候派不上用场，要派用场的时候找不到”。

现在不用担心和烦恼了，因为微软在2007年初推出了一个全新的SharePoint系列软件版本Microsoft Office SharePoint Server 2007 (以下简称MOSS)，让它来帮您解决问题。SharePoint, 顾名思义，就是“共享点”的意思，也点出了SharePoint系列软件的看家本领。对于，致使文档管理，它秉承了一个宗旨，就是：“规范传放，安全保存，迅速查找”， 无论你从来没有接触过SharePoint, 或者使用过SharePoint以前的版本, 下面让我来告诉你MOSS中让你的文档知识管理更有效的四大法宝。

法宝一. 文档属性---分类的好帮手

分类是知识管理中的比较棘手的问题。MOSS的分类采用了与属性相结合的方法。在MOSS中，属性可以从两方面来看：

第一个方面是从MOSS来看，属性的表现就是栏位。在MOSS中，有两种类型的栏位：

一种是网站栏位，网站栏位就是可以用于所有这个文档库的栏位。查看网站栏库的方法是在网站设置的网站栏

另一种是文档库的专属栏位。 就是专门只能是这个文档库使用的栏位。

在文档库的设置中，我们既可以新建一个栏位或者从现有栏位中添加网站栏位。如下图

属性的另一个角度是关于文件自身的属性, 主要针对Office文档而言的。下图是一个典型的Word 文档属性的例图。

查看一个文档的属性, 可以在Office菜单中选择准备---属性。

如果一个具有属性的Office文档上传到MOSS站点，文件的属性和MOSS栏位的值会进行同步。

关于属性，我们主要可以采取筛选，排序和搜索等各种方法来做文档的分类。所有的方法都是以属性为基础的。

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